Waarnemingsregeling
it-ie.legal vindt het belangrijk dat u bij uitval van mr. Harry Smeltekop altijd kunt terugvallen op een ervaren en ter zake kundig waarnemend advocaat in geval van spoedeisendheid. Bij afwezigheid van mr. Smeltekop kunt u het beste eerst een voicemailbericht inspreken, dan wel een e-mail of bericht via sms sturen. Doorgaans wordt hier adequaat op gereageerd. Blijft spoedige reactie uit, neemt u dan contact op met mr. Paul Mazel (Dillinger Law, Amsterdam), die u dan te woord zal staan. Bij langdurige afwezigheid van mr. Smeltekop zal mr. Mazel tevens als waarnemer kunnen worden aangewezen. Gelieve enkel in geval van spoedeisendheid of indien u door mr. Smeltekop naar hem bent verwezen met mr. Mazel contact op te nemen,
tel: +31 88 628 83 14.
Klachtenregeling
Ontevreden over de dienstverlening van it-ie.legal?
Wij zullen er alles aan doen om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Toch kan het voorkomen dat u ontevreden bent over een bepaald aspect van onze dienstverlening. Hieronder staat wat u in dat geval kunt doen.
Interne klachtenregeling it-ie.legal
Wanneer u ontevreden bent over de kwaliteit van onze dienstverlening of de hoogte van de declaratie verzoeken wij u uw bezwaren binnen drie maanden aan ons kantoor voor te leggen aan de betrokken advocaat van it-ie.legal. U kunt zich daarvoor ook wenden tot de externe klachtencommissaris van ons kantoor mr. N. Heidanus van Forum Advocaten te Groningen.
Mocht u een klacht aan de klachtenfunctionaris voorleggen dan verzoeken wij u dat schriftelijk te doen. U kunt de klacht, zowel per post, per fax als per e-mail sturen.
Binnen twee werkdagen na ontvangst van de schriftelijke klacht zullen wij u een bevestiging sturen. Wij zullen in overleg met u zo snel mogelijk een oplossing voor het gerezen probleem proberen te vinden. De oplossing zullen wij altijd schriftelijk aan u bevestigen.
Uiterlijk binnen 14 dagen na ontvangst van de schriftelijke klacht ontvangt u ofwel een inhoudelijke reactie op uw klacht dan wel een uitnodiging voor een gesprek naar aanleiding van uw klacht. Mocht u bij het indienen van de klacht al een gesprek op kantoor wensen dan kunt u dat bij de klacht aangeven, u zult dan altijd worden uitgenodigd voor een gesprek.
Mocht de uitkomst van de interne klachtenprocedure naar uw mening niet tot een bevredigend resultaat leiden dan kunt u uw klacht indienen bij de Geschillencommissie Advocatuur. Dit is echter pas mogelijk nadat u uw bezwaren aan ons kantoor heeft voorgelegd. Ook indien ons kantoor niet binnen vier weken na ontvangst van uw klacht schriftelijk op uw klacht heeft gereageerd kunt u zich tot de Geschillencommissie Advocatuur wenden.
Bepalingen Klachtenregeling it-ie.legal
Artikel 1 begripsbepalingen
In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:
– klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
– klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
– klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht;
Artikel 2 toepassingsbereik
1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen it-ie.legal en de cliënt.
2. mr H.W.J. Smeltekop draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.
Artikel 3 doelstellingen
Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:
a. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
b. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
c. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
d. medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
e. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.
Artikel 4 informatie bij aanvang dienstverlening
1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
2. it-ie.legal heeft zowel in de overeenkomst van opdracht als in de algemene voorwaarden opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de geschillencommissie advocatuur.
Artikel 5 interne klachtprocedure
1. Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar mr H.W.J. Smeltekop, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.
2. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
3. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen veertien (14) dagen na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
5. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.
Artikel 6 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.
Artikel 7 verantwoordelijkheden
1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
2. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
4. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.
Artikel 8 klachtregistratie
1. De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
3. De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
4. Minimaal eenmaal per jaar wordt de verslagen en de aanbevelingen op het kantoor besproken en ter besluitvorming voorgelegd.
Geschillencommissie Advocatuur
Wij zijn aangesloten bij de Geschillencommissie Advocatuur. U kunt uw klacht tot uiterlijk twaalf maanden na de datum van de schriftelijke reactie van ons kantoor indienen bij de Geschillencommissie Advocatuur.
De Geschillencommissie Advocatuur doet uitspraak in de vorm van een arbitraal vonnis ten behoeve van zakelijke cliënten of in de vorm van een bindend advies in het geval een geschil door een particuliere cliënt wordt aangebracht.
De Geschillencommissie Advocatuur is bevoegd om te oordelen over klachten betreffende de kwaliteit van de dienstverlening van de advocaat en de hoogte van de declaratie.
Het kan ook zijn dat u vindt dat u recht heeft op een schadevergoeding. De Geschillencommissie Advocatuur is ook bevoegd om te oordelen over schadeclaims tot een maximum van € 10.000,–. Hogere schadeclaims kunt u alleen voorleggen aan de Geschillencommissie Advocatuur wanneer u de hoogte van de claim uitdrukkelijk beperkt tot maximaal € 10.000,–, waarbij u schriftelijk afstand doet van het meerdere.
Wij kunnen onbetaalde declaraties ter incasso voorleggen aan de Geschillencommissie Advocatuur.
De Geschillencommissie Advocatuur behandelt de zaak volgens het Reglement Geschillencommissie Advocatuur dat geldt op het moment van het indienen van de klacht bij die geschillencommissie. U kunt het Reglement Geschillencommissie Advocatuur opvragen bij:
Geschillencommissie Advocatuur
Bordewijklaan 46 (2e etage)
2591 XR DEN HAAG
Tel.: 070-3105310
Postbus 90600
2509 LP Den Haag
De Geschillencommissie Advocatuur oordeelt met uitsluiting van de gewone rechter. Tegen de uitspraak van de Geschillencommissie Advocatuur is geen hoger beroep mogelijk.